مدیریت الکترونیکی اسناد و مدارک
Document Managment

توسعه سازمان ها و گسترش دامنه و تنوع فعالیت های آنها باعث افزایش سرعت و حجم تولید مستندات و مدارک فیزیکی شده است. علیرغم تلاش های در حال انجام برای کاهش این قبیل مستندات به ویژه مستندات کاغذی، همچنان به دلایل گوناگون از جمله ملاحظات قانونی یا امنیتی تولید آنها ادامه دارد. از این رو سازمان ها ناچار هستند به منظور مدیریت این قبیل مستندات و کنترل دسترسی به آنها و همچنین تسهیل و تسریع دستیابی های مجاز از سامانه های مدیریت الکترونیکی اسناد و مدارک (Document Management) استفاده نمایند.
پیاده سازی این سامانه ها می تواند در بستر MS SharePoint یا در قالب سامانه های مستقل عملیاتی صورت پذیرد که در هر دو حوزه انباشت تجربه و تخصص قابل توجهی در این شرکت وجود دارد. اهم مزایای استفاده از این قبیل سامانه ها را می توان به صورت زیر خلاصه کرد:

• توسعه گسترده بهره برداری از اسناد
• تسریع و تسهیل بازیابی و استفاده از اسناد و محتوای درونی آنها
• ایجاد تنوع در اشکال مختلف ارایه اطلاعات
• کاهش هزینه های نگهداری اسناد
• حفظ امنیت منشا اطلاعات و محتوای اسناد
• ایجاد بایگانی مطلوب و قابل اتکا برای اسناد و مدارک مورد ارجاع سازمان